Festzeitschrift: wie ein Verein sein Festheft macht

Eine Festzeitschrift ist das gedruckte Heft, das ein Verein zu seinem Fest herausgibt: mit Grußworten, Festprogramm, Königspaar, Ehrungen, einem Stück Chronik und den Anzeigen der Betriebe aus dem Ort, die den Druck bezahlen. Wer eine plant, braucht vor allem drei Dinge: eine Person, die das Heft verantwortet, einen rückwärts gerechneten Zeitplan und eine saubere Trennung zwischen Redaktion und Anzeigenverkauf.

Der Rest ist Handwerk, und dieses Handwerk lässt sich aufschreiben. Die folgenden Abschnitte gehen es in der Reihenfolge durch, in der die Arbeit anfällt: vom Inhalt über das Geld und die Bilder bis zum Druck und zu den Pflichten, an die nach dem Druck kaum jemand denkt.

Festzeitschrift oder Festschrift: Was ist der Unterschied?

Die beiden Wörter werden oft gleich verwendet, meinen aber verschiedene Hefte. Die Festschrift erscheint zu einem besonderen Anlass, meist zu einem Jubiläum: hundert Jahre Verein, eine Fahnenweihe, ein neues Vereinsheim. Sie ist dicker, enthält eine ausführliche Chronik und wird aufbewahrt. Die Festzeitschrift dagegen erscheint in vielen Orten Jahr für Jahr zum Schützenfest, zum Heimatfest oder zur Kirmes. Sie ist dünner, aktueller und lebt vom Programm des kommenden Festes und vom Rückblick auf das letzte.

In der Arbeit unterscheiden sich beide kaum. Hier wie dort liefern viele Menschen zu, hier wie dort trägt das Anzeigengeschäft die Kosten, und hier wie dort entscheidet die Übergabe von einem Jahr zum nächsten darüber, ob das Heft rechtzeitig fertig wird.

Was gehört in eine Festzeitschrift?

Die meisten Hefte folgen einem Aufbau, den Leserinnen und Leser kennen und in dem sie deshalb schnell finden, was sie suchen. Wer davon abweicht, sollte einen Grund haben.

Der häufigste Fehler liegt nicht im Inhalt, sondern bei den Namen. Ein falsch geschriebener Jubilar bleibt länger in Erinnerung als jeder gelungene Text. Deshalb lohnt sich eine eigene Korrekturrunde nur für Namen, Jahreszahlen und Uhrzeiten, getrennt vom Lesen auf Stil und Tippfehler, am besten durch jemanden, der das Heft vorher nicht gesehen hat.

Wer macht das Heft?

Ein Festheft braucht eine verantwortliche Person mit Vertretung, genau wie Zelt, Kasse oder Zugordnung. Bewährt hat sich die Aufteilung in drei Rollen. Die Redaktion sammelt Texte und Bilder und hält die Fristen nach. Die Anzeigenbetreuung spricht die Inserenten an und schreibt die Rechnungen. Der Satz baut das Heft und liefert die Druckdaten. In kleinen Vereinen liegen zwei dieser Rollen bei einer Person, aber nie alle drei. Wie man solche Aufgaben beschreibt und weitergibt, steht im Text über die Ämter und die Übergabe im Verein.

Das wertvollste Arbeitsmittel ist auch hier ein halbes Blatt: wer liefert was, bis wann, in welchem Format, und was ist im Vorjahr schiefgegangen. Dazu gehören die Liste der Inserenten mit Ansprechpartnern und Anzeigengrößen und die offenen Satzdateien des letzten Hefts. Fehlen sie, beginnt die Nachfolge bei null und telefoniert sich im Frühjahr durch den halben Ort.

Wie tragen Anzeigen die Kosten?

Fast jede Festzeitschrift finanziert sich über Anzeigen von Handwerk, Handel und Gastronomie aus dem Ort. Üblich sind Preise nach Seitenanteil, also ganze, halbe und viertel Seiten, oft mit einem Aufschlag für die Umschlagseiten. Entscheidend ist die Reihenfolge der Arbeit: zuerst die Inserenten des Vorjahres ansprechen, dann neue, und erst danach den Umfang des Hefts festlegen. Wer den Umfang zuerst bestimmt, druckt am Ende Leerseiten oder streicht Texte, die schon zugesagt waren.

Steuerlich ist das Anzeigengeschäft eines gemeinnützigen Vereins nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs in der Regel ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Körperschaft- und Gewerbesteuer fallen darauf erst an, wenn die Einnahmen aus allen solchen Betrieben des Vereins zusammen, einschließlich Umsatzsteuer, im Jahr mehr als 50.000 Euro betragen. So steht es seit 2026 in § 64 Abs. 3 der Abgabenordnung; zuvor lag die Grenze bei 45.000 Euro. Für Werbung, die im Zusammenhang mit der steuerbegünstigten Tätigkeit steht, erlaubt Absatz 6 derselben Vorschrift, pauschal 15 Prozent der Einnahmen als Gewinn anzusetzen. Die Umsatzsteuer folgt eigenen Regeln. Wie die Kasse solche Einnahmen getrennt erfasst, zeigt die Abrechnung der Festwirtschaft; im Zweifel gibt das Finanzamt Auskunft.

Welche Bilder dürfen ins Heft?

Bilder vom Festzug, vom Antreten oder vom vollen Zelt sind das Herzstück vieler Hefte. Für sie gilt eine Ausnahme vom Recht am eigenen Bild: Nach § 23 Abs. 1 Nr. 3 des Kunsturhebergesetzes dürfen Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen ohne Einwilligung verbreitet werden, an denen die abgebildeten Personen teilgenommen haben. Gemeint ist das Geschehen, nicht die einzelne Person: Ein Bild des ganzen Zuges ist etwas anderes als das Porträt eines Zuschauers am Straßenrand. Absatz 2 zieht zudem eine Grenze, wo berechtigte Interessen der Abgebildeten verletzt würden.

Für Porträts, etwa des Königspaars, der Jubilare oder der Kinder beim Kinderschützenfest, holt die Redaktion die Zustimmung ein, bei Kindern die der Eltern. Und jedes Bild hat einen Urheber. Wer Fotos von Mitgliedern oder von der Lokalfotografin übernimmt, klärt vorher, ob sie im Heft und in einer späteren Onlinefassung erscheinen dürfen, und nennt den Namen am Bild.

Welches Format, welcher Umfang, welche Bindung?

Die meisten jährlichen Hefte erscheinen in DIN A5 und sind mit Klammern im Falz geheftet. Diese Rückstichheftung ist günstig, verlangt aber eine Seitenzahl, die durch vier teilbar ist, weil jeder gefalzte Bogen vier Seiten trägt. Ein Jubiläumsband mit vielen Fotos und langer Chronik wird dagegen eher in DIN A4 und mit Klebebindung gedruckt. Er bekommt einen Rücken, auf dem Titel und Jahr stehen, und lässt sich aufrecht ins Regal stellen.

Für die Druckdaten gelten die Vorgaben der Druckerei, und sie stehen in deren Datenblatt. Üblich sind Bilder mit 300 dpi in der gedruckten Größe, Farben im CMYK-Modus, eine Beschnittzugabe von wenigen Millimetern an jeder Kante und eine PDF/X-Datei mit eingebetteten Schriften. Wer Handyfotos aus der Festnacht verwenden will, prüft vorher, ob die Auflösung für die geplante Bildgröße reicht, und nimmt im Zweifel lieber ein kleineres Bild als ein unscharfes.

Wann muss man mit der Planung anfangen?

Der Zeitplan wird rückwärts gerechnet, vom Tag, an dem das Heft in den Briefkästen liegen soll. Davor liegen die Verteilung durch die Helferinnen und Helfer, die Produktionszeit, die die Druckerei in ihrem Angebot nennt, die Freigabe des letzten Korrekturabzugs, der Satz und davor der Redaktionsschluss für Texte und Anzeigen. Die Anzeigenbetreuung steht ganz am Anfang dieser Kette, weil ihr Ergebnis den Umfang bestimmt.

Bewährt hat sich, den Redaktionsschluss für die Grußworte früher zu legen als für den Rest. Grußworte kommen von Menschen mit vollen Kalendern, und sie kommen erfahrungsgemäß zuletzt. Wer sie zuerst anfragt und eine klare Länge vorgibt, hat im Satz eine Sorge weniger.

Was ist nach dem Druck Pflicht?

Zwei Pflichten werden oft übersehen. Die erste ist das Impressum. Das Landespressegesetz NRW verlangt in § 8 für Druckwerke Name oder Firma und Anschrift des Druckers und des Verlegers, beim Selbstverlag die des Verfassers oder Herausgebers. Gibt der Verein das Heft selbst heraus, stehen also er und die Druckerei mit Anschrift im Heft.

Die zweite ist das Pflichtexemplar. Nach dem Kulturgesetzbuch des Landes Nordrhein-Westfalen liefern Verleger, ausdrücklich auch Selbstverleger, von ihren Medienwerken unaufgefordert innerhalb einer Woche nach Beginn der Verbreitung ein Stück unentgeltlich an die zuständige Universitäts- und Landesbibliothek. Für den Regierungsbezirk Arnsberg, zu dem der Kreis Olpe gehört, ist das die ULB Münster. Ausgenommen sind unter anderem Auflagen von weniger als zehn Stück und Drucke mit höchstens vier Seiten. Das kostet ein Heft und einen Umschlag, und es sorgt dafür, dass der Jahrgang auch dann noch auffindbar ist, wenn der letzte Vereinsschrank geräumt wurde.

Warum das Heft später zur Quelle wird

Was heute Gebrauchstext ist, wird in einigen Jahrzehnten Quelle. Festhefte halten fest, wer König war, welche Betriebe im Ort inseriert haben, wie der Zugweg verlief und manchmal, was ein Glas Bier im Zelt kostete. Gerade die Anzeigenseiten erzählen später eine Wirtschaftsgeschichte des Orts, ähnlich wie die Beträge in einer alten Chronik. Wie man solche Einträge auswertet, zeigt der Beitrag über das Lesen einer alten Festchronik. Deshalb gehört von jedem Jahrgang ein Exemplar ins Vereinsarchiv, trocken und lichtgeschützt, und die PDF-Fassung auf einen zweiten Datenträger.

Häufige Fragen zur Festzeitschrift

Muss eine Festzeitschrift ein Impressum haben?

Ja. In Nordrhein-Westfalen verlangt § 8 des Landespressegesetzes für Druckwerke Name oder Firma und Anschrift von Drucker und Verleger. Gibt der Verein das Heft im Selbstverlag heraus, nennt das Impressum den Verein als Herausgeber und die Druckerei, jeweils mit Anschrift.

Dürfen Fotos vom Festzug ohne Einwilligung ins Heft?

Bilder vom Zug als Ganzem in der Regel ja: § 23 Abs. 1 Nr. 3 des Kunsturhebergesetzes erlaubt Bilder von Aufzügen und ähnlichen Vorgängen ohne Einwilligung der Teilnehmenden. Für Porträts einzelner Personen, für Kinder und für Bilder, die berechtigte Interessen verletzen, braucht die Redaktion die Zustimmung, bei Kindern die der Eltern.

Wohin mit alten Festzeitschriften?

Ein vollständiger Satz aller Jahrgänge gehört ins Vereinsarchiv, trocken, dunkel und liegend gelagert. Neue Hefte gehen in Nordrhein-Westfalen als Pflichtexemplar an die zuständige Landesbibliothek, im Regierungsbezirk Arnsberg an die ULB Münster. Ob das örtliche Stadt- oder Kreisarchiv ältere Jahrgänge übernimmt, klärt ein Anruf dort.